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Règlement des archives

Limites de la communication au public des documents conservés aux Archives de la Ville de Mouscron

1° La consultation et le prêt d’archives sont régis par le règlement relatif à la consultation et au prêt à usage des archives communales pris par le Conseil communal de la ville de Mouscron le 24 février 1986 (annexe I).

2° L’accès et la consultation des registres paroissiaux et des registres d’état civil sont régis par le règlement pris par l’officier d’état civil de la ville de Mouscron le 17 janvier 2005 (annexe II).

3° L’accès aux informations des registres de population de plus de 120 ans est autorisé. Pour accéder aux informations des registres de moins de 120 ans, une demande mentionnant l’usage de l’information demandée doit être adressée par écrit au Collège communal qui autorisera ou non l’accès, dans les limites stipulées dans l’arrêté royal du 5 janvier 2014 modifiant l’arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers.

4° Les dossiers de recrutement et d’administration du personnel communal (employés ouvriers, policiers, enseignants, membres du CPAS, de la Régie des Eaux:, etc.) ainsi que les dossiers de pensionnés, de colloqués, etc., ne sont accessibles que 100 ans après le décès des personnes concernées. Le demandeur devra fournir tout information certifiant le décès de la personne au dossier de laquelle il désire avoir accès.

5° Les dossiers émanant des services de police sont consultables s’ils datent de plus de 50 ans.

6° Tous les autres dossiers, de quelque service qu’ils proviennent, sont consultables s’ils datent de plus de 30 ans, à moins que la loi ou les règlements, ou encore le Collège communal, ne fixent d’autres conditions d’accessibilité.

7° Les règles énoncées ci-dessus ne s’appliquent pas aux employés de l’administration qui consultent des documents pour le compte de leur service. Ces mêmes règles ne peuvent aller à l’encontre des dispositions de la loi relative à la publicité de l’administration du 11 avril 1994 et de la loi relative à la publicité de l’administration dans les provinces et les communes du 12 novembre 1997.

8° Les photocopies de documents et les tirages de plans sont effectués par le Service des Archives aux coûts fixés par les redevances en vigueur sur la délivrance des documents administratifs.

9° Suite à une demande écrite indiquant le motif de la recherche et précisant ses limites, le Collège communal pourra autoriser ou non la consultation des archives en dehors des limites énoncées ci-dessus, pour autant que la loi ou les règlements le permettent.
Adopté par le Collège communal en sa séance du 17 mars 2014.

Annexes

I. Règlement relatif à la consultation et au prêt à usage des archives communales pris par le Conseil communal de la Ville de Mouscron le 24 février 1986.
Le Conseil communal
Vu la loi communale, notamment les articles 75 et 78 ;
Considérant que le service communal chargé du classement et de la gestion des archives communales ne dispose d’aucun règlement relatif à la consultation, par le public, de ces dernières ;
Considérant qu’il convient donc de réglementer la consultation et le prêt à usage des archives communales ;
À l’unanimité des voix ;
Décide :

Article 1er. Le règlement relatif à la consultation et au prêt à usage des archives communales est fixé comme suit :

I. Accès
1°) La salle de lecture est accessible au public du lundi au vendredi de 9 h. à 12 h. et de 14 h. à 17 h.
2°) Les lecteurs sont invités à signer dès leur entrée le registre de la salle de lecture.

II. Tenue de la salle de lecture
1°) L’employé préposé inscrit dans le registre de la salle de lecture, à côté de la signature du lecteur, les cotes des documents consultés par celui-ci.
2°) Il est interdit de fumer dans la salle de lecture.

III. Consultation et prêt à des fins historiques ou scientifiques
1°) La consultation des archives se fait sur place uniquement. En aucun cas, des documents sont donnés en prêt à des particuliers ou à des institutions. Les archives peuvent collaborer à des expositions en prêtant des documents. De tels prêts doivent être autorisés par le Collège échevinal qui peut imposer des conditions particulières.
2°) Il n’y a pas de restriction à la consultation des archives anciennes (antérieures à environ 1795).
3°) Pour les archives modernes ou administratives (postérieures à environ 1795), la règle centenaire est en principe applicable. Cependant, les conditions d’accessibilité des différents documents dépendent de la nature de ces derniers et seront fixées, pour chaque catégorie de documents, après concertation entre les chefs de service et le Secrétaire communal qui en fera rapport au Collège échevinal pour décision.

IV. Consultation et prêt à des fins pratiques et administratives
1°) Tous les documents indispensables au fonctionnement des services communaux peuvent être consultés ou prêtés aux divers services.
2°) La consultation des archives modernes par des particuliers à des fins pratiques ou administratives ne peut avoir lieu sans autorisation écrite du service qui a déposé les archives en question.
3°) La livraison de photocopies à des particuliers pour les mêmes raisons doit être effectuée par le service qui a déposé les archives en question.

Article 2. Une copie de la présente délibération sera transmise en double exemplaire, pour information, à Monsieur le Gouverneur de la Province de Hainaut.

II. Règlement pris par l’officier d’état civil le 17 janvier 2005 relatif à l’accès et à la consultation des registres paroissiaux et d’état civil de la ville de Mouscron.
1. La consultation des registres paroissiaux (avant 1794) et des registres d’état civil de plus de cent ans est libre. Elle peut se faire aux Archives de la ville de Mouscron, 120A, rue du Petit-Pont, sur microfilms et/ou sur registres de photocopies.
2. En conformité avec l’article 45, § 1er, 2e alinéa, du Code civil, l’accès aux actes des registres de l’État civil de moins de cent ans à toute personne justifiant d’un intérêt familial, scientifique ou de tout autre intérêt légitime est soumis aux formalités suivantes :
     a. autorisation de faire effectuer des recherches délivrée par le Président du Tribunal de Première Instance de Tournai (un formulaire de demande d’autorisation est à la disposition du public) ;
     b. visa de cette autorisation par l’Officier d’État civil de Mouscron (s’adresser au Bureau de l’État civil, tous les jours de 8 h. à 12 h. et de 13 h. 30 à 17 h.) ;
     c. demande de communication d’actes de l’état civil de moins de cent ans (formulaire à la disposition du public), à laquelle sera jointe une copie de l’autorisation et du visa.
Une photocopie de l’acte recherché peut alors être délivrée moyennant le paiement de 4,00 €.