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20. Location de la salle polyvalente du Foyer à Dottignies

12/10/2015
19/11/2015

Article 1 - Préambule/Description des lieux

Il sera fait des locaux du Foyer de Dottignies, ainsi que de l’équipement mis disposition un usage modéré, en fonction de leur structure initiale et sans altérer l’affectation première des lieux. Le preneur veillera à ce qu’aucune dégradation n’y soit commise.

Les caractéristiques sont :

  • Capacité d’accueil : 250 personnes

Salle : ± 300 m2
Cuisine : ± 43 m2

  • Nombre d’entrées : 1
  • Issues de secours : 3 – sortie de secours : 1
  • Distribution des lieux :

          - Entrée par un hall donnant accès via l’escalier et l’ascenseur à la salle et aux WC.

          - La salle est équipée d’un bar et donne un accès direct à la cuisine et à deux réserves de part et d’autre du bar. Toute demande d’utilisation de la cuisine ou des réserves sera signalée au moment de la réservation.

Article 2 - Droit à l’image

Toutes les images du Foyer de Dottignies destinées à être publiées et/ou diffusées dans les médias (sur un site internet quelconque, dans la presse, à la télévision, etc.) doivent être soumises à la Gestionnaire des salles et approuvées par celle-ci.

Article 3 - Sécurité, respect des locaux et hygiène

L’utilisateur est tenu de veiller à la sécurité et à l’ordre tant dans les locaux mis à sa disposition qu’aux abords de ceux-ci. Il occupera les lieux en bon père de famille. Il s’engage à respecter le règlement d’ordre intérieur et les consignes de sécurité. Au moment de la réservation de la salle, il est tenu de signaler le nombre d’occupants et de respecter la capacité d’accueil.

L’utilisateur n’a accès qu’aux locaux réservés par lui ainsi qu’aux espaces communs. Il se porte garant du respect de cette disposition par les participants aux activités qu’il organise.
L’accès à la chaufferie ainsi qu’aux réserves est strictement interdit à toute personne qui ne serait pas dûment autorisée.

Le responsable devra également veiller à la stricte application de ces consignes et s’assurer que les activités des membres du groupe ne constituent pas une source de danger. Il résumera à ses membres les points essentiels du R.O.I. ainsi que les consignes de sécurité au début de l’occupation.

Dans l’enceinte du Foyer de Dottignies :

  • Il est strictement interdit de placer un quelconque obstacle devant les portes, les lances incendie, les extincteurs, dans les couloirs et dans les salles. L’occupant gardera libres tous les accès de secours.
  • Il est strictement interdit de fumer dans l’enceinte du bâtiment (hall d’entrée compris), en application de l’article 6 de l’Arrêté Royal du 13 décembre 2005. Ce lieu est un endroit public. Des cendriers sont prévus à cet effet sur la façade arrière.
  • Il est strictement interdit d’introduire et d’utiliser dans le bâtiment des réchauds électriques à résistances nues ainsi que des appareils utilisant des bonbonnes de gaz portatives. Une cuisine semi-industrielle peut être mise à disposition sur demande au moment de la réservation.
  • L’utilisateur s’interdit d’afficher, de clouer, d’épingler, d’agrafer, de fixer tout objet de quelque manière que ce soit aux murs, portes et fenêtres du bâtiment.
  • Tout dégât occasionné par les occupants au bâtiment, au matériel et aux installations sera à charge du groupe concerné.
  • Aucun animal n’est admis dans les bâtiments, excepté les chiens d’assistance.
  • Il est interdit de surcharger les prises de courant.
  • Il est interdit de manipuler tout module de détection.
  • L’utilisation de décorations en matières inflammables (papier, carton, tissus, isomo, etc.) est strictement interdite.
     

Article 4 - Horaires

  • Les horaires d’ouverture et de fermeture sont toujours ceux convenus préalablement avec la Gestionnaire des salles et inscrits sur le document de réservation de la salle. Ceux-ci doivent être respectés scrupuleusement.
  • L’occupant s’engage à informer la Gestionnaire des salles des horaires précis, des livraisons, dépôts et enlèvements de matériel au plus tard une semaine avant la manifestation.
  • Il conviendra de signaler AU PLUS TARD 3 jours avant la date de l’occupation tout changement d’horaire ou annulation à la Gestionnaire des salles. Toute annulation qui ne serait pas signalée dans ces délais engendrera une majoration de la facture.
  • Les clefs du bâtiment sont remises à l’occupant la veille de la manifestation ou au plus tard le jour même contre signature du document ad hoc. Ces clefs doivent être remises en mains propres à la Gestionnaire des salles au plus tard le lendemain de la manifestation.

Article 5 - Occupation des locaux

Prise de possession des lieux :

L’utilisateur reconnaît que les lieux mis à sa disposition sont en bon état. S’il en était autrement, il lui appartiendrait de le signaler à la Gestionnaire des salles au moment de la prise de possession des locaux.

L’occupant veillera à ce que la porte d’entrée soit fermée après l’arrivée des participants afin qu’elle ne reste pas ouverte durant toute la manifestation. C’est pourquoi il convient qu’il se tienne à l’entrée jusqu’à ce que tous les participants soient arrivés et qu’il referme correctement cette porte lorsque tout le monde se trouve à l’intérieur.
Dans le cas d’arrivées successives tout au long de l’occupation, il convient de fermer cette porte après chaque entrée.

En résumé : porte ouverte = surveillance à proximité.

Fin de l’activité :

L’utilisateur est tenu de récupérer son matériel et de remettre en ordre les locaux utilisés après usage. Il a l’obligation de déposer ses déchets dans des sacs poubelles à écusson de la ville fournis par lui-même, et de les déposer dans la cuisine AVANT de quitter les lieux.

Le nettoyage à l’eau se fait par nos propres soins.

En cas d’utilisation de la cuisine, l’occupant est tenu de nettoyer à l’eau et au détergent les plans de travail et les différents éléments de la cuisine équipée (frigo, lave-vaisselle, etc.).
Il veillera à vider les huiles usées de la friteuse dans un récipient fourni par lui-même. Il est strictement interdit d’évacuer les huiles dans les éviers et sanitaires du bâtiment ainsi que de les déposer dans les poubelles.

Avant de quitter les lieux, l’occupant s’engage à déblayer les déchets, à faire la vaisselle, à ranger le matériel mis à disposition, à baisser le chauffage de la salle sur 18° et à éteindre toute les lumières.

Le détenteur des clefs veillera à fermer le bâtiment à clef avant de quitter les lieux.

Toute activité doit impérativement se terminer à une heure du matin. Tout dépassement fera l’objet de poursuites pénales.

L’utilisateur prendra toute mesure utile, notamment à l’égard des participants, afin de ne pas nuire au sommeil des riverains.

Article 6 - Responsabilités et assurances

La mise à disposition des locaux comprend la jouissance du mobilier et du matériel qui s’y trouve normalement. Si ce matériel ne suffit pas ou ne correspond pas aux attentes de l’utilisateur, toute location de matériel supplémentaire sera entièrement prise en charge par ce dernier.

  • Du mobilier inventorié est disponible dans la salle et ne doit pas être déplacé d’une salle à l’autre.
  • Toute demande de matériel doit être faite au moment de la réservation.
  • Toute installation de matériel nécessitant l’intervention d’un de nos techniciens doit être signalée au moment de la réservation.
  • Pour toute mise en place particulière, l’occupant doit fournir un plan de salle détaillé au plus tard une semaine avant la manifestation.
  • L’occupant est tenu civilement responsable des dégâts et autres préjudices qui pourraient être causés à l’occasion de la location. C’est donc à lui de juger s’il veut contracter ou non une police d’assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir à lui-même et aux tiers.
  • La ville de Mouscron ne pourra en aucun cas être tenue responsable pour les dommages de quelque nature qu’ils soient, matériels ou corporels, susceptibles d’atteindre les biens matériels et les personnes physiques. De même, la ville de Mouscron décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégâts occasionnés au matériel laissé dans les salles en dehors ou pendant les manifestations. L’occupant veillera donc à ne pas laisser son matériel dans les salles entre deux occupations.
  • Chaque fois qu’une situation devient critique, notamment en cas d’arrivée de personnes perturbatrices, le responsable devra faire appel aux autorités compétentes.
  • Les organisateurs de manifestations musicales ou théâtrales doivent s’acquitter du paiement des droits d’auteurs.
  • Pour tout objet oublié, il faut s’adresser à la Gestionnaire des salles ou à son délégué au Centre Marius Staquet au 056/86 01 60.
  • En cas de perte des clefs, l’occupant recevra une facture dont le montant couvrira les frais occasionnés par l’achat de nouveaux cylindres, de doubles de clefs ainsi que la main-d’œuvre pour la pose des nouveaux cylindres.
     

Article 7 - Respect des lieux

Le Collège Communal, représenté par la Gestionnaire des salles peut refuser la mise à disposition d’un local à toute personne physique ou morale qui, par le passé, ne se serait pas montrée respectueuse des biens communaux.

Article 8 - Plan d’évacuation

Le jour de l’arrivée, le responsable du groupe résumera à ses membres les points essentiels du règlement, les consignes de sécurité ainsi que les itinéraires d’évacuation. Il étudiera tout particulièrement la disposition des lieux afin de pouvoir guider le groupe en cas d’évacuation.

Toute personne qui entend le signal d’alarme doit stopper immédiatement toute activité et évacuer le bâtiment en veillant à bien fermer toutes les portes.
Après évacuation du bâtiment, tous se rendent au point de rassemblement dont l’emplacement est signalé sur le plan d’évacuation.

OBLIGATION DU RESPONSABLE DU GROUPE :

Au moindre signe d’incendie, de fumée suspecte, il y a lieu d’appliquer strictement les consignes de sécurité telles qu’elles sont affichées dans le bâtiment :

  1. Appeler le service compétent d’incendie par l’intermédiaire du Service 100 – former 100 depuis tout poste téléphonique.
  2. Donner l’alarme.
  3. Prévenir la Gestionnaire des salles ou son délégué.
  4. Procéder à l’évacuation du bâtiment.
     

IL EST INDISPENSABLE EGALEMENT :

  1. De supprimer tout appel d’air dans les locaux menacés (fermer toutes les portes)
  2. De veiller à ce qu’aucun occupant ne s’écarte de l’itinéraire en canalisant au mieux la circulation vers les issues.
  3. De procéder, lorsque tout le groupe sera à l’abri, à un recensement pour s’assurer que tous ont quitté le bâtiment.
  4. De mettre en œuvre, dans toute la mesure du possible, les moyens de lutte contre l’incendie disponibles dans l’établissement.
  5. De signaler, le cas échéant, au chef du détachement des sapeurs-pompiers, la ou les personnes manquantes en précisant, l’endroit où ils doivent probablement se trouver.
     

Article 9 - Plan d’accès

L’accès par l’arrière est autorisé sur demande préalable et UNIQUEMENT pour les chargements et déchargements. Dans ce cas, l’occupant veillera à le signaler au moment de la réservation afin que la Gestionnaire puisse prendre les mesures nécessaires à l’ouverture de la grille d’entrée.

Article 10 – Le présent règlement sera transmis aux autorités de tutelle

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